19.03.2009 13:34:00

Vom Fels zur Kuh

Seit nunmehr einem Jahr bin ich begeisterter Anwender von Getting Things Done (GTD) von David Allen. Als Informatiker habe ich natürlich gleich zu Anfang nach einem tollen Werkzeug gesucht und bin mit Thinking Rock (TR) GTD fündig geworden. Genauer gesagt bin ich durch einen Artikel über TR im Java Magazin erst auf GTD aufmerksam geworden…

Zunächst war ich sehr zufrieden mit TR – retrospektiv liegt es wohl daran, daß es die reine GTD-Lehre umsetzt und so den Anfänger sehr gut durch die verschiedenen Arbeitsabläufe und Strukturen leitet. Ein großes Manko, das mir ziemlich bald auffiel, ist die fehlende Datenbankunterstützung. Alle Daten liegen in einer flachen XML-Datei, was die Synchronisation mit mehreren Rechnern erschwert. Dies habe ich gelöst, indem ich die Dateien per SVN verwaltet habe.

Gestern bin ich auf Remember The Milk (RTM) aufmerksam geworden und war als Informatiker zunächst vom umfassenden Einsatz der neuesten Technologien begeistert ;-) Dann habe ich ein paar Beiträge gelesen, wie man GTD mit RTM umsetzen könnte. Dazu muß man sagen, daß RTM zunächst nicht mehr kann, als Aufgaben in Listen zu verwalten (das ist natürlich nicht alles, aber die Kernfunktion). Das bedeutet, daß es sehr universell und flexibel ist und im Gegensatz zu TR die GTD-Konzepte nicht erzwingt. Mittlerweile finde ich aber TR nicht mehr uneingeschränkt toll und vermisse an vielen Stellen die Flexibilität. Als Alternative zum Umbau von TR schaue ich mir seit gestern RTM an und versuche, die GTD-Konzepte damit umzusetzen.

Warum schreibe ich darüber? Erstens, um für mich selbst eine Art Protokoll zu haben, und zweitens, um allen in der gleichen Situation einen kleinen Leitfaden zum Umstieg zu geben.

Grundsätzliches

Die oberste Organistationseinheit in RTM sind die Listen, daher habe ich meine Topics aus TR jeweils in eine Liste abgebildet. Kontexte werden zu Tags, die mit einem @ beginnen, also z.B. @pc. Schon an dieser Stelle wird man flexibler, da RTM mehrere Tags zuläßt (also auch mehrere Kontexte). Ob das strenggenommen sinnvoll ist, sei dahingestellt, ich kombiniere so aber z.B. @pc mit @daheim, wenn ich etwas am PC zusammenschreibe und dazu Material benötige, was ich zu Hause habe. Ein ganz neuer Kontext ist übrigens dazugekommen: @idee für alle Ideen.

Einzelne Handlungsschritte

Die einzelnen (also nicht zu einem Projekt gehörenden) Actions kommen in die Liste zum jeweiligen Topic. Leider unterstützt RTM nur einen sehr rudimentären Import von Listen, bei dem man lediglich die Beschreibung importieren kann. Somit müssen nach dem Import die Details per Hand nachgetragen werden. Dazu später mehr…

Projekte

Die Zuordnung einzelner Handlungsschritte zu Projekten habe ich mit dem Tag-Präfix p- umgesetzt, also z.B. p-gtd-umsetzen. Es fehlen allerdings noch die Planungsdaten zum Projekt, die ich für sehr wichtig halte. Auch wenn es etwas mühsam ist, zwinge ich mich für jedes Projekt die natürliche Planung durchzuführen, mir also Zweck, Vision, Stoffsammlung und Organisatorisches zu überlegen. Dazu behelfe ich mir über je eine Aufgabe pro Projekt, die in der Liste Projekte landet und in den Notizen genau die vier Abschnitte enthält.

Irgendwann/Vielleicht

Bei der Bearbeitung der einzelnen Einträge ist mir aufgefallen, daß sie teilweise zu Projekten gehören, die ich irgendwann/vielleicht mal angehen möchte. Also habe ich für zukünftige Projekte das Tag-Präfix fp- eingeführt.

Referenz

Hier fehlt dann leider die Zuordnung zum Thema, daher habe ich eine Gruppe von t-X Tags eingeführt, um das Thema zu markieren, z.B. t-privat.

Details nachtragen

Irgendwie war es gar nicht so schlimm, daß beim Umzug der Daten Priorität und geschätzte Dauer nicht gleich dabei waren. Dabei habe ich nämlich gemerkt, daß ich sie zwar (teilweise) brav eingetragen hatte, aber zur Auswahl von Aufgaben selten bis gar nicht herangezogen habe. Insofern habe ich die Gelegenheit genutzt und mir im Rahmen eines Yearly Review für alle Aufgaben überlegt, ob sie Must, Should oder Could sind und dies mit den RTM-Prioritäten 1-3 abgebildet. Die geschätzte Dauer werde ich erstmal leer lassen und abwarten, ob ich sie vermisse. Notfalls kann ich ja noch im TR nachschlagen.

Wie kommt man nun an die Listen?

Über die “schlaue Suche”! Man kann sich also eine Suche (meist über die Kombination von Tags) speichern, oder die Tags direkt anklicken.

Ausblick

Was kann RTM noch? Orte verwalten (über Google Maps, Web 2.0 läßt grüßen), Kontakte verwalten und vor allem: Kommunizieren! Man kann sich einerseits Dinge in seine Inbox mailen und sich außerdem auf vielen verschiedenen Wegen (z.B. Handy, IM) an Dinge erinnern lassen (das Remember in RTM). Außerdem besteht ein Übergang zu Twitter; vielleicht kann man ja auf diesem Weg auch Dinge per SMS in die Inbox schicken (muß ich noch ausprobieren).

Weiterhin ist RTM sehr gut geeignet, um zwischen mehreren Geräten zu wechseln (in meinem Fall PC daheim, EeePC und Handy). Über Goolge Gears kann man sich auch eine Offline-Version ins WLAN-lose Land mitnehmen.

Alles in allem ist RTM auf den ersten und zweiten Blick genau das, was ich im Moment zur Umsetzung von GTD brauche. Der Aufwand für den Umzug der Daten (ca. 3 Stunden für 158 Aufgaben, 60 Projekte und 70 Referenz- und Irgendwann-Einträge) hat sich also auf jeden Fall gelohnt.

Randnotiz: Datenschutz (?!)


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